Innovation inom upphandling: Kraften i projekttävlingar
I det ständigt föränderliga landskapet av offentlig sektors digitalisering är behovet av innovativa lösningar avgörande. Korsningen av teknologi, innovation och offentlig upphandling är en kritisk plats där nya metoder inte bara är fördelaktiga utan nödvändiga.
Av: Hanna Wallin
I projektet GovTech4all samlas alla partners en gång i månaden i form av ett digitalt café för att gå djupare in i ämnen som är nödvändiga för att lyckas med GovTech. Förra veckans café fokuserade på innovation inom upphandling. En upphandlingsmetod som vinner mark i Europa är användningen av projekttävlingar för att främja innovation inom offentlig sektor.
Laura Kirchner, policyexpert på Gobe Studio i Spanien och Arūnė Matelytė, chef och medgrundare av GovTech Lab i Litauen, delade med sig av insikter om projekttävlingar och deras relevans inom innovationsupphandling. Här kommer en liten sammanfattning.
Varför är det svårt att köpa innovation från startups?
Caféet inleddes med en tankeväckande diskussion om utmaningarna med att köpa innovation, särskilt från startups. Genom att skilja på att köpa teknologi och att köpa innovation betonade deltagarna den unika komplexiteten som är förknippade med att skaffa innovativa, toppmoderna lösningar. Diskussionen underströk osäkerheten som ofta följer med innovationsupphandling, till skillnad från den mer raka processen att köpa etablerad teknologi.
Utmaningar inom offentlig sektor för innovation inom upphandling
Vi gick in på de utmaningar som offentlig sektor står inför när man försöker köpa innovation. Dessa utmaningar inkluderade bristande medvetenhet om tillgängliga lösningar, svårigheter att hålla sig uppdaterad om de senaste tekniska framstegen och svårigheten att formulera tekniska specifikationer för något som kan vara helt nytt.
Projekttävlingar en potentiell lösning
För att tackla dessa utmaningar framkom konceptet projekttävlingar som en potentiell lösning.
Laura och Arūnė förklarade att projekttävlingar erbjuder en upphandlingsmetod som går utöver traditionella tillvägagångssätt. Metoden är flexibel för att skaffa produkter med både låg och hög teknologisk mognadsnivå och fyller en lucka där traditionella upphandlingsmetoder kan komma till korta.
Laura Kirchner, Policy Expert på Gobe Studio.
Arūnė Matelytė, Manager och co-founder av GovTech Lab Lithuania.
Utmärkande för projekttävlingar:
Flexibilitet i utvärderingskriterier: Projekttävlingar tillåter mer flexibla utvärderingskriterier och rymmer subjektiva aspekter som innovation och användarcentrering.
Anonym inlämning: Förslag i projekttävlingar lämnas in anonymt, vilket minskar snedvridning och ger en jämn spelplan för både kända och mindre kända företag.
Öppen för olika idéer: Öppenheten hos projekttävlingar uppmuntrar olika innovativa lösningar, obundna av fördefinierade specifikationer.
Inkluderande för Startups: Projekttävlingar ger startups en möjlighet att delta och de kan få kompensation för sina insatser även om de inte vinner tävlingen.
Smidig övergång till kontrakt: Tävlingens struktur underlättar en smidig övergång från idéutvärdering till kontraktering, vilket effektiviserar upphandlingsprocessen.
Implementering i Spanien och Litauen
Caféet gav insikter i hur projekttävlingar implementeras i Spanien och Litauen. Processen innefattar öppna utlysningar, tvåfasutvärderingar, tävlingspriser och förhandling av kontrakt med de vinnande lösningarna. Förhandlingarna kan inkludera att specificera belopp för ett förhandlat kontrakt utan offentliggörande och ger flexibilitet att skräddarsy upphandlingen efter specifika behov.
Utmaningar och möjligheter
Även om projekttävlingar erbjuder ett lovande tillvägagångssätt för innovation inom upphandling lyftes utmaningar som invändningar från företag och byråkratiska procedurer. För att övervinna motstånd mot denna innovativa upphandlingsmetod betonades behovet av tydlig kommunikation och samordning bland intressenter.
Feedback och lärande
Samtalet avslutades med reflektioner över feedback från offentliga organisationer och startups och man underströk vikten av organisationskultur, processer och regelverk för att forma hur projekttävlingar uppfattas och genomförs.
Avslutande tankar
Över hela världen kämpar offentliga organisationer med nödvändigheten att innovera, och projekttävlingar erbjuder en dynamisk och flexibel väg för att hitta toppmoderna lösningar. Genom att främja samarbete, uppmuntra kreativitet och effektivisera övergången från idé till implementering, har projekttävlingar potentialen att revolutionera hur offentlig sektor kan införskaffa och implementera innovativ teknologi.
I projektet GovTech4all kommer vi att testa denna typ av upphandling i fyra länder samtidigt med ett gemensamt tema som är energieffektivisering. Kan vi använda samma upphandlingsmetod? Vad skiljer länderna åt? Finns det skillnader för startups beroende på vilket land de kommer ifrån och för vilket land de ska göra uppdrag för? Är det godtagbara skillnader?
För Sveriges del är det Örnsköldsviks kommun som kommer att stå för en utmaning inom energieffektivisering och ta emot idéer från en Startup i Europa.